Microsoft Access (ไมโครซอฟท์ แอคเซส)
Microsoft Access คือ โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างแบบสอบถามได้ง่าย มีวัตถุคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์ม สร้างมาโครและโมดูลด้วยภาษาเบสิก เพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง สามารถใช้โปรแกรมนี้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ก็ได้
ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ต่างกับ วิชวลเบสิก (Visual Basic) หรือ
วิชวลเบสิกดอทเน็ต (Visual Basic .Net) เพราะ วิชวลเบสิกไม่มีส่วนเก็บข้อมูลในตนเอง แต่สามารถพัฒนาโปรแกรมได้หลากหลาย เช่น พัฒนาโปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ โปรแกรมประยุกต์ทางวิทยาศาสตร์ เกมส์ หรือเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลภายนอก เป็นภาษาที่เหมาะกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application) ส่วนไมโครซอฟท์แอคเซสเหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ไม่ต้องการโปรแกรมที่ซับซ้อน ความสามารถของโปรแกรมที่สำคัญคือสร้างตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในแฟ้มเดียวกันได้ ด้วยคุณสมบัติพื้นฐานและวิซซาร์ดจึงอำนวยให้พัฒนาโปรแกรมให้แล้วเสร็จได้ในเวลาอันสั้น มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างครบถ้วน
วิชวลเบสิกดอทเน็ต (Visual Basic .Net) เพราะ วิชวลเบสิกไม่มีส่วนเก็บข้อมูลในตนเอง แต่สามารถพัฒนาโปรแกรมได้หลากหลาย เช่น พัฒนาโปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ โปรแกรมประยุกต์ทางวิทยาศาสตร์ เกมส์ หรือเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลภายนอก เป็นภาษาที่เหมาะกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application) ส่วนไมโครซอฟท์แอคเซสเหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ไม่ต้องการโปรแกรมที่ซับซ้อน ความสามารถของโปรแกรมที่สำคัญคือสร้างตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในแฟ้มเดียวกันได้ ด้วยคุณสมบัติพื้นฐานและวิซซาร์ดจึงอำนวยให้พัฒนาโปรแกรมให้แล้วเสร็จได้ในเวลาอันสั้น มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างครบถ้วน
MySQL (มาย เอสคิวแอล)
ชื่อ "MySQL" อ่านออกเสียงว่า "มายเอสคิวเอล" หรือ
"มายเอสคิวแอล" (ในการอ่านอักษร L ในภาษาไทย) ซึ่งทางซอฟต์แวร์ไม่ได้อ่าน มายซีเควล หรือ
มายซีควล เหมือนกับซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลตัวอื่น
MySQL (มายเอสคิวแอล) คือ
โปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล ที่พัฒนาโดยบริษัทมายเอสคิวแอลเอบี (MySQL
AB) มีหน้าที่เก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
รองรับคำสั่งเอสคิวแอล (SQL = Structured Query Language) เป็นเครื่องมือสำหรับเก็บข้อมูล
ที่ต้องใช้ร่วมกับเครื่องมือหรือโปรแกรมอื่นอย่างบูรณาการ
เพื่อให้ได้ระบบงานที่รองรับความต้องการของผู้ใช้
เช่นทำงานร่วมกับเครื่องบริการเว็บ (Web Server) เพื่อให้บริการแก่ภาษาสคริปต์ที่ทำงานฝั่งเครื่องบริการ
(Server-Side Script) เช่น
ภาษาพีเอชพี (PHP) , ภาษาเอเอสพีดอทเน็ต (ASP.NET)
, หรือภาษาเจเอสพี (JSP)
เป็นต้น
หรือทำงานร่วมกับโปรแกรมประยุกต์ (Application Program) เช่น ภาษาวิชวลเบสิกดอทเน็ต (VB)
ภาษาจาวา (JAVA)
เป็นต้น
โปรแกรมถูกออกแบบให้สามารถทำงานได้บนระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย
และเป็นระบบฐานข้อมูลโอเพนทซอร์ทที่ถูกนำไปใช้งานมากที่สุด
MySQL (มายเอสคิวแอล)
เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลโดยใช้ภาษา SQL. แม้ว่า MySQL เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส
แต่แตกต่างจากซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สทั่วไป โดยมีการพัฒนาภายใต้บริษัท MySQL
AB ในประเทศสวีเดน โดยจัดการ MySQL
ทั้งในแบบที่ให้ใช้ฟรี
และแบบที่ใช้ในเชิงธุรกิจ
MySQL สร้างขึ้นโดยชาวสวีเดน 2 คน และชาวฟินแลนด์ ชื่อ David Axmark, Allan Larsson และ Michael "Monty" Widenius.
ปัจจุบันบริษัทซันไมโครซิสเต็มส์ (Sun Micro systems, Inc.) เข้าซื้อกิจการของ MySQL AB เรียบร้อยแล้ว ฉะนั้นผลิตภัณฑ์ภายใต้ MySQL AB ทั้งหมดจะตกเป็นของซันไมโครซิสเต็มส์ (Sun Micro systems, Inc.)
MySQL เป็นที่นิยมใช้กันมากสำหรับฐานข้อมูลสำหรับเว็บไซต์ เช่น มีเดียวิกิ และ phpBB , Joomla ,WordPress , Discuss เป็นต้น และนิยมใช้งานร่วมกับภาษาโปรแกรม PHP ซึ่งมักจะได้ชื่อว่าเป็นคู่กัน จะเห็นได้จากคู่มือคอมพิวเตอร์ต่างๆ ที่จะสอนการใช้งาน MySQL และ PHP ควบคู่กันไป นอกจากนี้ หลายภาษาโปรแกรมที่สามารถทำงานร่วมกับฐานข้อมูล MySQL ซึ่งรวมถึง ภาษาซี ซีพลัสพลัส ปาสคาล ซีชาร์ป ภาษาจาวา ภาษาเพิร์ล พีเอชพี ไพทอน รูบี และภาษาอื่น ใช้งานผ่าน API สำหรับโปรแกรมที่ติดต่อผ่าน ODBC หรือ ส่วนเชื่อมต่อกับภาษาอื่น (database connector) เช่น เอเอสพี สามารถเรียกใช้ MySQL ผ่านทาง MyODBC,ADO,ADO.NET เป็นต้น
แบบสอบถาม
แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้ และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ "กรอง" ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ
แบบสอบถามบางชุด "สามารถปรับปรุงได้" นั่นหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้ โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น
แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรูปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะเรียกใช้ข้อมูลและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้
แบบสอบถามแอคชัน (เหมือนกับชื่อ) จะดำเนินงานกับข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลได้
แมโคร
แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม หรือการปิดฐานข้อมูล โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก
โมดูล
MySQL สร้างขึ้นโดยชาวสวีเดน 2 คน และชาวฟินแลนด์ ชื่อ David Axmark, Allan Larsson และ Michael "Monty" Widenius.
ปัจจุบันบริษัทซันไมโครซิสเต็มส์ (Sun Micro systems, Inc.) เข้าซื้อกิจการของ MySQL AB เรียบร้อยแล้ว ฉะนั้นผลิตภัณฑ์ภายใต้ MySQL AB ทั้งหมดจะตกเป็นของซันไมโครซิสเต็มส์ (Sun Micro systems, Inc.)
MySQL เป็นที่นิยมใช้กันมากสำหรับฐานข้อมูลสำหรับเว็บไซต์ เช่น มีเดียวิกิ และ phpBB , Joomla ,WordPress , Discuss เป็นต้น และนิยมใช้งานร่วมกับภาษาโปรแกรม PHP ซึ่งมักจะได้ชื่อว่าเป็นคู่กัน จะเห็นได้จากคู่มือคอมพิวเตอร์ต่างๆ ที่จะสอนการใช้งาน MySQL และ PHP ควบคู่กันไป นอกจากนี้ หลายภาษาโปรแกรมที่สามารถทำงานร่วมกับฐานข้อมูล MySQL ซึ่งรวมถึง ภาษาซี ซีพลัสพลัส ปาสคาล ซีชาร์ป ภาษาจาวา ภาษาเพิร์ล พีเอชพี ไพทอน รูบี และภาษาอื่น ใช้งานผ่าน API สำหรับโปรแกรมที่ติดต่อผ่าน ODBC หรือ ส่วนเชื่อมต่อกับภาษาอื่น (database connector) เช่น เอเอสพี สามารถเรียกใช้ MySQL ผ่านทาง MyODBC,ADO,ADO.NET เป็นต้น
ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ACCESS
ส่วนต่างๆ ต่อไปนี้เป็นการอธิบายส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access
ส่วนต่างๆ ต่อไปนี้เป็นการอธิบายส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access
ตาราง
ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล
เมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำ Normalization
แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ
อีกวิธีหนึ่งที่จะอธิบายให้เห็นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลก็คือให้นึกถึงชุดบัตรข้อมูลรุ่นเก่าของห้องสมุด โดยบัตรข้อมูลแต่ละใบที่อยู่ในตู้บัตรรายการจะเทียบเท่ากับระเบียนในฐานข้อมูล ส่วนข้อมูลแต่ละส่วนบนบัตรแต่ละใบ (ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ) จะเทียบเท่ากับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล
ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล
เมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำ Normalization
แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ
อีกวิธีหนึ่งที่จะอธิบายให้เห็นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลก็คือให้นึกถึงชุดบัตรข้อมูลรุ่นเก่าของห้องสมุด โดยบัตรข้อมูลแต่ละใบที่อยู่ในตู้บัตรรายการจะเทียบเท่ากับระเบียนในฐานข้อมูล ส่วนข้อมูลแต่ละส่วนบนบัตรแต่ละใบ (ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ) จะเทียบเท่ากับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล
ฟอร์ม
ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น "หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล" ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า
ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ "ฟอร์มลูกค้า" ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้
นอกจากนี้ ฟอร์มยังอนุญาตให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการดำเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันข้อมูลและทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะถูกป้อนอย่างถูกต้อง
รายงาน
รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น "เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้" หรือ "ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้
รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นข้อความอีเมลได้เช่นกัน
ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น "หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล" ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า
ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ "ฟอร์มลูกค้า" ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้
นอกจากนี้ ฟอร์มยังอนุญาตให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการดำเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันข้อมูลและทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะถูกป้อนอย่างถูกต้อง
รายงาน
รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น "เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้" หรือ "ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้
รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นข้อความอีเมลได้เช่นกัน
แบบสอบถาม
แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้ และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ "กรอง" ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ
แบบสอบถามบางชุด "สามารถปรับปรุงได้" นั่นหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้ โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น
แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรูปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะเรียกใช้ข้อมูลและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้
แบบสอบถามแอคชัน (เหมือนกับชื่อ) จะดำเนินงานกับข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลได้
แมโคร
แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม หรือการปิดฐานข้อมูล โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก
โมดูล
โมดูล (คล้ายแมโคร) เป็นวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลได้ ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร แต่คุณจะสามารถเขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA)โมดูลเป็นคอลเลกชันของการประกาศ คำสั่ง และกระบวนงานที่ถูกเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วยเดียว โมดูลสามารถเป็นได้ทั้งคลาสโมดูลหรือโมดูลมาตรฐาน คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ในฟอร์มหรือรายงาน และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรือรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่ ส่วนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่นใด โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยู่ภายใต้โมดูล ในบานหน้าต่างนำทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น